Frau mit langen blonden Haaren am Strand mit Tablet

Digitalisierung

Digitalisierung der Verwaltung–nur gemeinsam

Spätestens seit Veröffentlichung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) im Jahr 2017 wird die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland fokussiert, wenn nicht gar mit Höchstgeschwindigkeit vorangetrieben. Die Kreisverwaltung des Landkreises Waldeck-Frankenberg hat die Weichen gestellt - und zur  Koordination des Digitalisierungsprozesses neue Arbeitsstrukturen geschaffen:

  • Der Fachdienst „Informationstechnik und digitale Verwaltung“ wurde 2017 gebildet.
  • Seit 2019 ist die Stelle „Projektmanagerin Digitalisierung“ besetzt.
  • Seit 2021 wird erstmal das Duale Studium „Digitale Verwaltung“ angeboten und ein Anwärter ausgebildet.
  • Um die Verwaltung in die Lage zu versetzen, sich an die Herausforderungen und Chancen von heute und morgen dynamisch und flexibel anpassen zu können, ist seit 2021 ein Prozessmanager im Fachdienst Kreisorgane, Organisation, Vergaben und ÖPNV in Vollzeit tätig.
  • In jedem Fachdienst wurden 2019 Digitalisierungsbeauftragte benannt, die das Thema in ihrem Fachdienst vorantreiben und sich gegenseitig unterstützen und austauschen.
  • Das Gesamtprojekt Digitalisierung wurde auf über 20 Teilprojekte untergliedert, welche jeweils von einer Teilprojektleitung aus der jeweils fachlichen Zuständigkeit geleitet wird.
  • Zudem hat sich das Team „Innovationen in der Verwaltung“ formiert.
  • Insgesamt wird der fachdienstübergreifende Austausch gefördert und gepflegt. Alle ziehen an einem Strang.


Um die Kreisverwaltung fit für die Zukunft zu machen, wurde im Februar 2018 vom Kreisausschuss eine Digitalisierungsstrategie beschlossen. Sie wird von folgender Leitidee getragen:

Im Mittepunkt des gesamten Prozesses steht der Mensch. Die Technik soll nur dazu dienen, Bürgerinnen und Bürger, Unternehmerinnen und Unternehmer sowie die Mitarbeitenden bei verwaltungsbezogenen Prozessen zu unterstützen und die Zusammenarbeit bzw. das Miteinander zu fördern.

Zu dieser Leitidee wurde ein 3-Stufen-Plan aufgestellt. Dieser sieht vor, dass zuerst die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung auf die Digitalisierung vorbereitet und geschult werden. Hierfür wurde ein mehrstufiges „Fortbildungsprogramm Digitalisierung“ entwickelt und umgesetzt; Fachdienstleitungen und Digitalisierungsbeauftragte wurden geschult, Anwendungsschulungen für eRechnung und eAkte umgesetzt, Blitzvorträge zum Thema Digitalisierung monatlich angeboten. Für Transparenz sorgt ein „Digitalisierungs-Newsletter“. Die Digitalisierungssprechstunde unterstützt bei Fragen und Anregungen.

Im zweiten Schritt wurde das Prozessmanagement etabliert. Nachdem diese Basis geschaffen wurde, werden seit 2021 aktiv Bürgerinnen und Bürger in den Digitalisierungsprozess einbezogen, z. B. im Rahmen des alljährlichen Bundesweiten Digitaltags oder mittels Umfragen und Workshops. Der Slogan „Digitalisierung - nur gemeinsam“ soll gelebt werden, digitale Kompetenz aufgebaut und Partizipation gefördert werden. Innerhalb der Verwaltung werden die Maßnahmen Schritt für Schritt gemeinsam mit den Beschäftigten umgesetzt. Während der Corona-Pandemie wurden alle geplanten Digitalisierungsprojekte nahtlos fortgesetzt.